Век ХХI – век автоматизации. Докатилась волна и до юридических служб. Является ли автоматизация юридических аспектов деятельности предприятия острой необходимостью или это всё же дань моде?
Оценим с двух сторон – важность для самого юриста и важность для предприятия.
Современные юристы и службы, которым частично переданы функции юридического обеспечения бизнеса, отлично обеспечены всевозможными справочными системами по нормативным документам, судебной практике, ответам на проблемные вопросы. Несомненно, это самое важное в быстром обеспечении всей необходимой информацией. А далее включаются опыт и профессионализм. Этот аспект не поддаётся автоматизации, иначе юристы были бы просто не нужны.
А как оценивают результаты работы юристов на предприятии? Так же, как и всех остальных сотрудников и подразделений – по финансовому результату или обеспечению условий его получения и сохранение имиджевых выгод. Сюда относится контроль за сроками выполнения обязательств, оперативное реагирование на изменение условий сделок, подкреплённое юридически. Несомненно, это повышает роль юридической службы как помощника и непосредственного участника оперативного управления предприятием.
Но одновременно возрастают требования к оперативности юридического обеспечения сделок, повышению их качества. Что может помочь решить эту задачу? Единство двух факторов: первое – квалификация, опыт и гибкость специалиста, второе — автоматизация регламентированных процессов и накопление всевозможной информации с возможностью её обработки. Тогда второй фактор высвободит больше времени для юридической работы как таковой.
Есть ли инструменты, которые решают поставленные задачи?
Чтобы ответить на этот вопрос, проанализируем основные проблемы, с которыми сталкиваются юристы:
- сложности при согласовании договорных материалов
- неудобство работы с шаблонами договорных материалов,
- непростой контроль за соблюдением регламентов договорной деятельности, особенно в крупных холдинговых структурах
- слабая автоматизация преддоговорной фазы (подготовка требований к договору от разных служб, использование документов-аналогов, контроль специальных условий по сделке, например, для госзакупок, быстрый анализ на юридическую чистоту контрагента по истории взаимоотношений с ним)
- сложность подборки необходимых для сделки сопровождающих документов.
- отсутствует удобный реестр договоров и других юридических документов, их текущего состояния, ответственных за отдельные этапы и т.п.
- отсутствует удобный электронный архив судебных и досудебных разбирательств
- регистрация мест хранения.
В настоящее время в части автоматизации юридических аспектов деятельности предприятий часто идут по пути автоматизации документооборота. Это помогает регламентировать движение документов, контролировать сроки прохождения согласующих процедур, упростить доступ к документам (с учётом прав доступа). Но, к сожалению, далее образуется разрыв. Документы, например договор, начинает жить уже другой жизнью, финансовой, в другой системе. Общей картины о ходе исполнения договора внутри предприятия и исполнению обязательств вовне не складывается.
Компания «АстроСофт» успешно объединила интересы разных подразделений в одной системе — программе «АстроСофт.Управление договорами». Опыт внедрений на предприятиях различных отраслей показывает, что поставленная цель достигнута.
Основные модули программы «АстроСофт: Управление Договорами»:
- Подготовка документов договорного учета (использование помощников ввода данных, шаблонов печатных форм и регламента согласования договора, календарный план)
- Согласование договоров (возможны различные режимы согласования, сохраняются все редакции договора, лист замечаний, журнал согласований, оповещения)
- Планирование исполнения договоров (по договорам планируются сроки, финансовые средства, исполнители)
- Исполнение договора (контроль исполнения задач, учет документов, учет расчетов с контрагентами, ввод новых договоров на основании текущего)
- Хранение и просмотр договоров (быстрый поиск нужного договора или этапа с учетом структуры связанных договоров, хранение версий сопровождающих документов по договору)
- Отчетность (настраиваемые отчеты, возможность создания своих отчетов)
- CRM — управление отношениями с клиентами (оповещения, полная информация о заказчиках, сделках, контактах и документах, работа с почтой)
Система, созданная на базе предложенной программы, может как сама выполнять функции системы документооборота, так и интегрироваться с уже имеющимися. Жизненный цикл договора отражён полностью от фазы инициации до фазы архивирования и обработки многолетней статистики. Все службы работают в едином информационном пространстве, выполняя только свою часть работы, но при этом обеспечивая необходимой информацией всех заинтересованных. Чётко распределена ответственность за каждый шаг, виден ход исполнения, сохраняются все необходимые документы и информация. Это удобно руководителям предприятия, это очень выгодно юристам. Меньше времени требуется на фазу подготовки к основной своей задаче – анализу ситуации, выбору верного решения и подготовке юридически корректных документов.
Юристы становятся полноправными участниками процесса оперативного управления предприятием. Их чёткость и организованность становится заметной, т.к. в жизненном цикле договора хорошо определены границы ответственности юристов. Более того, юридические службы сами получают доступ к информации об исполнении обязательств (с учётом разграничения прав доступа). Это значительно помогает ускорить процедуру заключения договоров, ведения взаимоотношений с контрагентами и, при необходимости, подготовки к судебным слушаньям.
Таким образом, автоматизация юридической деятельности на базе программы «Астрософт. Управление договорами» становится хорошим подспорьем для автоматизации рутинных операций, централизует информацию по договорам, точно распределяет зоны ответственности, оперативно обеспечивает руководство предприятия всей необходимой информацией по договорам.
Ольга Яковенко, заместитель генерального директора АстроСофт
Журнал «Корпоративный юрист» № 9, 2011.